Komponen Pembentukan Basis Data

     Komponen-komponen utama penyusun sistem basis data adalah :
1. Hardware (perangkat keras )
      Biasanya berupa perangkat komputer standar, media penyimpan sekunder dan media komunikasi untuk sistem jaringan.
2. Operating System
      Yakni merupakan perangkat lunak yang memfungsikan, mengendalikan seluruh sumber daya dan melakukan operasi dasar dalam sistem komputer. Harus sesuai dengan DBMS yang digunakan.
3. Database
      Yakni basis data yang mewakili sistem tertentu untuk dikelola. Sebuah sistem basis data bisa terdiri dari lebih dari satu basis data.
4. DBMS (Database Management System)
     Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola basis data. Contoh kelas sederhana: dBase, Foxbase, Rbase, MS. Access, MS. Foxpro, Borland Paradox. Contoh kelas kompleks: Borland-Interbase, MS. SQL Server, Oracle, Informix, Sybase.
5. User ( Pengguna Sistem Basis Data )
      Orang-orang yang berinteraksi dengan sistem basis data, mulai dari yang merancang sampai yang menggunakan di tingkat akhir.
6. Optional Software
      Perangkat lunak pelengkap yang mendukung. Bersifat opsional.


sumber : google.com

Definisi BASIS DATA

Basis data dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Tetapi basis data terdiri atas dua kata yaitu basis dan data. basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek.
Basis data sendiri dapat diartikan dalam sejumlah sudut pandang seperti:

• Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasi sedemikian rupaagar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan mudah dan cepat.
• Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersamasedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
• Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan pada media penyimpanan elektronis.
• Meliputi spesifikasi tipe data struktur dan pembatasan (constraints) dari data yang disimpan.

Basis data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya adalah pengaturan data/arsip. Dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan. yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilihan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai dengan fungsi/jenisnya

Analisis Perusahaan yang Menggunakan DataBase (Evaluasi Model Manajemen Kualitas Informasi dan Data PT KAI Menggunakan Model CALDEA dan Metode EVAMECAL)

Latar Belakang

 

Pada masa global ini, semua organisasi sangat bergantung pada kualitas informasi dan data untuk penyelenggaraan operasional dan pengambilan keputusan secara efektif dan efisien karena data dan informasi ini dapat dipandang sebagai satu aset yang penting bagi organisasi tersebut. Hal ini mendorong organisasi untuk memperhatikan dengan seksama masalah kualitas informasi dan data ini karena proses pengelolaan informasi dan data ini tidak sederhana dan memerlukan banyak sumber daya. Namun sering kali pengelolaan informasi dan data ini masih tidak dipandang strategis sehingga tidak muncul adanya komitmen dari para pemimpin puncak organisasi terhadap kualitas informasi dan data yang dikelolanya. Komitmen ini diperlukan agar organisasi dapat terhindar dari berbagai kesalahan yang mungkin terjadi seperti data yang tidak digunakan, kesulitan mengakses data, kesulitan untuk menggunakan data, dan lain-lain. Masalah-masalah di atas bisa jadi menyebabkan kesulitan dalam implementasi data warehouse, hilangnya pelanggan, atau masalah legal yang berkaitan dengan data dan informasi tersebut.
Banyak organisasi yang telah mengidentifikasi masalah kualitas informasi dan data mereka tidak memiliki cukup keahlian, peralatan, dan contoh-contoh aplikasi untuk peningkatan kualitas informasi dan data mereka. Sebagian besar masih memandang masalah kualitas informasi dan data ini sebagai masalah sektoral sehingga diselesaikan secara sektoral pula. Hal-hal inilah yang juga menjadi salah satu sebab masalah kualitas infomasi dan data ini belum menjadi inisiatif strategis bagi banyak organisasi.
Tulisan ini mencoba melihat masalah kualitas informasi dan data untuk kebutuhan organisasi ini berdasarkan framework CALDEA. Studi kasus yang digunakan adalah PT Kereta Api Indonesia. Metode pengukurannya menggunakan EVAMECAL.

CALDEA : Model Manajemen Kualitas Data dan Informasi

CALDEA menyatakan ada lima tingkat perkembangan manajemen kualitas informasi untuk IMP (information management software process). Kelima tingkakatan itu adalah :

1. Initial level: Level permulaan jika tidak ada upaya untuk mencapai tujuan kualitas informasi.
2. Definition level: Apabila IMP sudah didefinisikan dan direncanakan. Implikasinya adalah mengidentifikasikan semua komponen dan keterkaitannya. Pada level ini dikenal adanya pola dan kebiasaan yang diikuti secara dogmatis. KPA (key process areas) yang ada :
   1. Information quality management team management (IQMTM)
   2. IMP project management (IPM)
   3. User requirement management (URM)
   4. Data sources and data targets management (DSTM)
   5. Database or data warehouse acquistion, development or maintenance project management (AIMPM)
   6. Information quality management in IMP components (DIQM)
3. Integration level, sudah tercapai definition level dan ada upaya untuk menjamin IMP memenuhi kebutuhan, standar dan kebijakan kualitas informasi dalam organisasi itu. Ini memberikan implikasi pada standarisasi kualitas informasi yang berbeda-beda yang dipelajari melalui standar dan kebijakan dari kualitas informasi itu sendiri untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebelumnya agar menjadi lebih baik di masa mendatang. Pada level ini sudah terdapat dokumentasi yang terintegrasi dari kebiasaan yang berlaku. Level ini berisi KPA:
   1. Information products and IMP components validation and verivication (VV)
   2. Risk and poor information quality impact management (RM)
   3. Information quality standardization management (IQSM)
   4. Organizational information quality policies management (OIQPM)
4. Quantitative management level, selain IMP sudah mencapai tingkat integration, beberapa rencana terukur telah dikembangkan dan diterapkan, dan prosedur pengukuran hasil-hasilnya, baik kualitas maupun kuantitas, secara otomatis berjalan dan bisa dilakukan. Tujuan utama tingkat ini adalah tercapainya pemenuhan kuantitatif secara otomatis dimana unjuk kerja IMP dalam periode tertentu adalah konsisten. KPA yang ada pada level ini:
   1. IMP measurement management (MM)
   2. IMP measurement plan automation management (AMP)
5. Optimizing level. Pada tingkat ini, selain sudah bisa memanajemen IMP secara kuantitatif, pengukuran yang diperoleh digunakan untuk mengembangkan proses perbaikan berkelanjutan dengan menghilangkan kesalahan / cacat atau dengan menawarkan dan menerapkan beberapa program perbaikan. Level ini mencakup KPA:
   1. Causal analysis for defects prevention management (CADPM)
   2. Innovation and organizational development management (IODM)

Dengan melihat definisi dari tiap level, sistem penggajian pegawai yang ada di PT. Kereta Api termasuk dan sesuai dengan level Integrasi dalam sistem penggajian ini sudah ada petunjuk pelaksanaan (Juklak), ada manajemen data dan standar dan kebijakan mengenai penggajian yang sudah tertulis.

EVAMECAL : Metodologi Perbaikan dan Penilaian

EVAMECAL-PLAN (EMC-P)

EMP-P.1. Penilaian kondisi saat ini terhadap data dan kualitas informasi IMP. Tujuan utama langkah ini adalah menentukan kondisi IMP saat ini dalam lingkup tingkat kematangan kualitas informasi (berdasarkan CALDEA). Terbagi dalam dua langkah, yaitu :

1. EMC-P.1.1. Penilaian data dan tingkat kematangan manajemen kualitas dari IMP dengan menggunakan seperangkat kuesioner.
2. EMP-P.1.2. Penghitungan nilai kualitas informasi (IQV = information quality values) untuk komponen IMP dengan mengukur dimensi kualitas informasi.

Untuk menentukan kondisi saat ini bisa dilakukan dengan menganalisis KPA terhadap PT. Kereta Api. Beberapa KPA yang dianalisis adalah :

1. Information quality management team management (IQMTM): PT. Kereta Api mempunyai tim yang bertanggung jawab terhadap kualitas data dan informasi penggajian pegawai. Mereka memeriksa dan melakukan standarisasi dan integrasi terhadap data yang masuk untuk diperiksa keabsahannya.
2. IMP project management (IPM) : Dalam sistem penggajian pegawai ini terdapat proses transformasi data dimana data yang dikirim dari daerah akan ditransformasi ke dalam database DB2 pada tingkat kantor pusat. Selain itu, telah terdapat dokumentasi dari pelaksanaan penyelenggaraan proses pengajian dan pengoperasian perangkat lunak serta regulasi dan kebijakan tertulisnya.
3. User requirement management (URM) : Kebutuhan pengguna dan kualitas pengguna untuk prosedur penggajian telah diatur dengan baik. Kebutuhan terhadap pengguna berkaitan terhadap hasil akhir berupa gaji pegawai, terhadap IMP berupa ketersediaan informasi mengenai besar gaji, dan sebagainya, dan terhadap kualitas informasi dimana data yang akan diproses telah diperiksa dan diolah terlebih dahulu sehingga memberi manfaat dan data yang lalu masih tetap disimpan sebagai bahan pertimbangan.
4. Data sources and data targets management (DSTM) : Pada tiap bulan di-generate tabel dan laporan gaji pegawai secara terpisah. Dari tiap daerah juga diterima laporan berupa sekumpulan data yang akan dimasukkan ke dalam database serta data dari bagian kepegawaian mengenai mutasi-mutasi pegawai yang terjadi yang terkait dengan keuangan.
5. Database or data warehouse acquistion, development or maintenance project management (AIMPM) : Sistem penggajian pegawai memerlukan perawatan dan pengembangan database yang dilakukan dan ditempatkan pada Pusat Perencanaan dan Pengembangan (Pusrenbang).
6. Information quality management in IMP components (DIQM) : Untuk KPA ini, PT. Kereta Api tidak mempunyai cara pengukuran terhadap efisiensi IMP.
7. Information products and IMP components validation and verivication (VV) : Tiap data yang masuk dari bagian kepegawaian dan laporan yang keluar untuk pihak bank dan pegawai harus dilakukan pemeriksaan yang teliti terlebih dahulu. Pemeriksaan dilakukan secara bertingkat / bertahap sehingga data yang diproses valid.
8. Risk of poor information quality impact management (RM) : Informasi yang tidak benar akan sangat beresiko terhadap perusahaan berupa kerugian finansial dan proses.

Dengan melihat uraian KPA ini, maka pada saat ini sistem penggajian pegawai PT. Kereta Api berada pada tingkat kematangan ketiga, yaitu Integration level.

EVAMECAL-DO (EMC-D)

EMP-D.1. Analisis dari penyebab potensial dan pengembangan dari rencana perbaikan. Tujuan utama langkah ini adalah menentukan alasan mengapa suatu IMP tidak bekerja sebagaimana seharusnya. Terbagi dalam dua langkah, yaitu :

1. EMC-D.1.1. Analisis dan pemahaman mengenai permasalahan untuk memeriksa apakah ada komponen yang dapat menimbulkan masalah dengan menggunakan beberapa uji.
2. EMP-D.1.2. Analisis detil dari penyebab nyata suatu masalah yang bertujuan untuk menemukan penyebab masalah yang sebenarnya dalam kualitas data dan informasi.
3. EMC-D.1.3. Pengembangan rencana untuk perbaikan dengan menyertakan tujuan yang jelas.

EMP-D.2. Pelaksanaan rencana yang telah diperbaiki . Sekali rencana perbaikan telah disepakati, semua kegiatan untuk memperbaiki kesalahan harus dilaksanakan jika sumber daya yang diperlukan tersedia.

Target utama dari langkah ini adalah pengajuan rencana perbaikan dari permasalahan yang ditemui dengan melihat KPA yang ada. Beberapa langkah yang diperlukan untuk perbaikan pada langkah ini adalah :

1. Belum adanya integritas FAQ (Frequently Asked Question) pada perangkat lunak sistem penggajian. Seringkali ditemui permasalahan yang terjadi pada suatu unit atau daerah tertentu yang sebenarnya pernah dialami dan diselesaikan dengan baik pada unit atau daerah yang lain. Saat ini, untuk berkonsultasi terhadap permasalahan tersebut harus melakukan kontak langsung via telepon terhadap pejabat yang berwenang dan seringkali tidak hanya kepada satu orang saja. Penyelesaian permasalahan bisa menjadi berbeda apabila ternyata pejabat saat ini tidak mengetahui bahwa sudah pernah ada penyelesaian sebelumnya. Rencana perbaikannya adalah dengan penambahan fasilitas atau menu FAQ pada aplikasi penggajian yang mudah ditambahkan sehingga memudahkan proses penggajian pegawai untuk beberapa permasalahan yang ditemui.
2. Integritas sistem penggajian dengan SIPEKA (sistem informasi kepegawaian) karena saat ini setiap perubahan data yang terjadi terhadap pegawai yang berkaitan dengan finansial tidak otomatis mempengaruhi data pada sistem penggajian. Proses untuk melakukan update data di sistem penggajian adalah melalui catatan tertulis dengan bentuk formulir tertentu. Rencana perbaikannya adalah melalui proses integrasi antara SIPEKA dengan sistem penggajian yang dilengkapi dengan fasilitas pengecekan validitas data.
3. Untuk efisiensi perawatan dan pengembangan, DBMS yang dipergunakan perlu dilakukan peremajaan atau penggantian dengan DBMS lain. Saat ini, PT. Kereta Api menggunakan DBMS DB2 pada mesin AS-400 yang perawatan dan dukungannya mahal karena memerlukan tenaga ahli yang menguasai server AS-400 tersebut dan menjadi ketergantungan terhadap vendor. Usulannya adalah dengan mengganti server sistem penggajian saat ini dengan server yang dilengkapi sistem operasi yang banyak dikuasai oleh tenaga dari PT. Kereta Api.
4. Harus dibuat sebuah sistem pengukuran atau penilaian terhadap kualitas dari IMP sistem penggajian ini sehingga diharapkan IMP ini menjadi lebih efisien, yaitu dengan menyertakan komponen seperti kepuasan manajemen dan pegawai, validitas data, dan sebagainya.
5. Belum ada manajemen resiko dan sistem punishment and reward bagi pegawai atau tim yang mengurusi penggajian pegawai sehingga tim sering kehilangan sense dari pentingnya data. Penyusunan manajemen resiko dan peraturan bagi tim dapat melibatkan pihak luar atau konsultan yang berpengalaman.

EVAMECAL-CHECK (EMC-C)

EMP-C.1. Memeriksa efisiensi dari rencana perbaikan. Untuk memvalidasi secara empiris rencana yang berhasil, harus ada serangkaian uji yang dilakukan. Pengukuran lagi kondisi tingkat kematangan saat ini dan memeriksa apakah tujuan kualitas informasi telah dicapai.

Pemeriksaan terhadap rencana yang diambil dilakukan terhadap semua langkah yang diambil dan disepakati bersama. Fokus utama sasarannya adalah efisiensi dan validitas data. Pemeriksaan merupakan proses setelah rencana-rencana yang disusun sudah diwujudkan atau dilaksanakan selama periode waktu tertentu.

EVAMECAL-ACT (EMC-A)

EMP-A.1. Memperoleh kesimpulan. Kesimpulan diperoleh dengan mempertimbangkan permasalahan dan kondisi awalnya. Kesimpulan ini bisa menjadi dasar untuk menghindari permasalah masa depan dan pemecahan masalah yang sama.
EMP-A.2. Standarisasi yang telah dipelajari untuk menghindari permasalahan masa datang.

Kesimpulan disusun dengan menganalisis pemeriksaan dari penerapan rencana yang dibuat. Pada kesimpulan ini disertakan pula kunci-kunci mana saja yang sudah berada pada sasaran yang diinginkan dan mana yang masih perlu dikembangkan lagi serta proses mana yang bisa tidak diperlukan karena dapat menghambat.

Setelah disusun kesimpulan, bagan proses standar penggajian bisa disusun berikut daftar FAQ untuk dimasukkan ke dalam sistem sebagai knowledge management. Ini memudahkan manajemen untuk melakukan analisis dan mengambil kebijakan dengan cepat.